1. Bestyrelsesmøde referat for valgperiode 2021-2022

1. Bestyrelsesmøde i valgperioden 2021-2022
Ulvshale-Fællesskov Digelag


Ulvshale mandag den 1.november.2021

Indledning:
Ulvshale-Fællesskov afholdte sit første møde i valgperioden 2021-2022 på Thorsvang i Stege søndag den 31.oktober 2021 kl. 9:00.

 

Referat:
Referat referer til den udsendte dagsorden.

 

Ad.1 Bestyrelsens konstituering:
Formand Kirsten Overgaard (KO) Valgt for 3 år
Kasserer Michael Lippert (ML) Valgt for 2 år
Bestyrelsesmedlem Dorte Egestad (DE) Valgt for 2 år
Suppleant Ege Lau Frandsen (ELF) Valgt for 3 år (Suppl. for KO)
Suppleant Betty Hemmingsen (BH) Valgt for 1 år (Suppl. for ML)
Suppleant Ole Lie (OL) Valgt for 2 år (Suppl. for DE)

 

Alle blev valgt ved generalforsamlingen den 18. september 2021 i Møn Hallerne.

 

Ad.2 Bestyrelses opgaver.
KO fremlagde bestyrelsens opgaver ifølge §2 i Digelagets vedtægter som er ”Digelaget har til
formål at vedligeholde, styrke og bevare de i året 1875 opførte diger med sluser på Møns nordkyst
imellem Klosterskovgård og Ulvshale skov og imellem Ulvshale Pilebugt og Hegnede gamle
teglværk.”

 

Ad.3. Oversigt over Digelagets digeanlæg.
KO gennemgik kort Digelagets interesse grænse (indlagt i h.t. LVK-kendelse af 10. April 1960) og udleverede kopi af kort i 1:15:000 fra februar 1998 udarbejdet af Landinspektør Niels Malmskov.
KO nævnte, at der havde været ønske fra interessenterne om mere strand.

Det blev aftalt, at der ses på andre kort, som lægges på Digelagets hjemmeside. (Besluttet at ML og KO sørger for dette).


Ad.4. Fastlæggelse af tidspunkt for bestyrelsens møde med digeingeniør Svend-Aage Sørensen samt besigtigelse af digeanlægget.
Digeingeniør Svend-Aage Sørensen er pensioneret rådgivende ingeniør fra Maribo og han benyttes, af hovedparten af Digelagene på Lolland, Falster og Møn. Stor erfaring, som vi bør udnytte. ML fremførte, at kvaliteten af cementen som beklæder diget bør undersøges. Vil det holde fremadrettet?
BH mente der var udfordringer ved campingpladsen, hvor biler kørte op på diget og nød udsigten.

 

Det blev aftalt, at digevandringen/besigtigelse foretages marts 202 med Svend-Aage Sørensen. (Besluttet at KO indgår aftaler og vender tilbage med datoer).


Ad.5. Reparation af digeovergangen ved Klitrosevej.
ML havde undersøgt prisen hos Martin Foder. Den lød på 15.000 kr. Der var enighed om, at forsøge at få det lavet inden vinter.

(Besluttet at ML og OL taler med Martin Foder om det arbejde, han indtil nu har udført ved overgangene. Der bør være en bedre finish. ML igangsætter arbejdet).

 

Ad.6. Eventuel genetablering af låger ved enden af Bøndernes vej.
Der var en dialog omkring hvem der har ansvaret for dette område og etablering af ”låger”.
(Besluttet at KO tager det op med Svend Aage Sørensen på vores besigtigelse i marts 2022. KO taler med vejformand i Vordingborg Kommune om opsætning af to bøjler).

 

Ad.7. Status på økonomi og økonomioverdragelse (Michael).
ML oplyste at han netop har fået NEM ID adgang til Digelagets konti. Proceduren for underskrift på faktura m.v.

(blev besluttet, at kontoudtog fremlægges på bestyrelsesmøderne og attesteres/underskrives af KO, DE og ML).
Herefter var der en drøftelse om det uhensigtsmæssige i at have ca. 750.000 kr stående i flere
banker grundet negativ rente.

(Det blev besluttet, at ML og DE undersøger og køber kortfristet (10-15 år) obligationer. Ligeledes blev det besluttet, at der skal stå min 100.000 kr til den løbende drift).
(Der blev udbetalt 5.500 kr skattefrit (inklusiv kørselspenge) til hvert bestyrelsesmedlem KO, DE og ML jfr. ”foreningsloven”).


Ad.8. Kommunikation internt og eksternt (forslag fra Ege).
Der var en drøftelse af den fremtidige kommunikation og (det blev besluttet, at ved intern mail
tilsendes dette til alle, så alle er oplyst). Der kan selvfølgelig være undtagelser. Ligeledes sættes på hjemmesiden, hvis der er nyt af almen interesse. (ML udarbejder udkast til årshjul ( et internt og et eksternt til hjemmesiden. Medtages til næste bestyrelsesmøde).

 

Ad.9. Status på forslag fra Digelagets medlemmer og andre siden 2019 (forslag fra Ege).
KO oplyste, at der generelt løbende var almene spørgsmål fra interessenterne. Dog havde der være forslag gennem de sidste 2 år omkring græsslåning på diget 1 gang om året og udvidelse af bestyrelsen fra 3 til 5 medlemmer. Der var en drøftelse omkring de fremadrettede vedtægtsændringer, såsom det sidste etablerede anlæg ved Ulvshalevej, udvidelse af bestyrelsesantallet m.fl.
Når dette er tilendebragt vil bestyrelsen fremsende endelig udkast til vedtægtsændringer til
Vordingborg Kommune til godkendelse af Kommunalbestyrelsen. (KO er tovholder.)

 

Ad.10. Hvilke projekter er realistiske de næste 5 år. Hvilke delmål kan vi som bestyrelse
opstille (forslag fra Ege)
Udsat til næste bestyrelsesmøde.

 

Ad.11. Fastlæggelse af datoer for bestyrelsesmøder samt lokationer for disse.
Næste bestyrelsesmøde afholdes lørdag den 15. januar 2022 kl.10:00 i Møn Hallerne.

(DE sørger for lokaler).


Ad.12. Eventuelt.
ELF spurgte ind til bestyrelsesprotokollen. KO oplyste, at der ikke forelå nogen bestyrelsesprotokol og at bestyrelsen i de 15 år hun har været med har afholdt ca. 1 bestyrelsesmøde om året, men mange ”møder” sammen med bestyrelsen ved besigtigelser.
Dog har Revisor fået et bestyrelsesmøde dokument, når bestyrelsen har konstitueret sig. Disse
bestyrelsesdokumenter har KO og vil udsende disse til alle i den nuværende bestyrelse. Årsagen til ønsket om se hvilke opgaver og udfordringer bestyrelsen har haft er, at alle historisk kan se hvad bestyrelsen har gjort ved disse forslag og udfordringer, så vi fremadrettet kan blive bedre til at træffe de bedste beslutninger i bestyrelsen til gavn for Digelagets interessenter.

 

Ref. ELF